Datenschutzordnung der TSG Weisendorf 1998 e.V.
Stand: 01.03.2019
Diese datenschutzrechtliche Information nach Art. 13 DSGVO gilt für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten. Die separate Datenschutzerklärung wird mit dem Aufnahmeantrag bereitgestellt.
1. Verantwortlichkeit
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist der Vorstand, im Sinne von § 26 BGB der Vorsitzende und sein Stellvertreter, der TSG Weisendorf 1998 e.V.
2. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben des Vereines und der Verpflichtungen, die sich aus der Mitgliedschaft im Bayerischen Landes-Sportverband e.V. (BLSV) und aus der Mitgliedschaft in dessen zuständigen Sportfachverbänden ergeben, werden im Verein unter Beachtung der rechtlichen Vorschriften, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) folgende personenbezogene Daten von Vereinsmitgliedern digital gespeichert:
•MitgliederName, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Eintrittsdatum, Abteilungszugehörigkeit, Personengruppe (Erwerbstätigkeit), Familienzugehörigkeit, Bankverbindung, Kontoinhaber, Telefonnummer (freiwillige Angabe) und E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe).
•Funktionsträger, Trainer und ÜbungsleiterVon Funktionsträgern, Trainern und Übungsleitern im Verein werden, in Abhängigkeit der Tätigkeiten zusätzlich folgende personenbezogenen Daten gespeichert:Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Einträge im erweiterten Führungszeugnis.
Die in der Beitrittserklärung für Mitglieder erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet. Sie werden zum Zwecke der Mitgliederverwaltung, zur Organisation des Sportbetriebes und des Beitragseinzuges genutzt.
Eine Übermittlung von Teilen dieser Daten an die jeweiligen Sportfachverbände und den Bayerischen Landes-Sportverband e.V. (BLSV) findet nur im Rahmen der in den Satzungen der Fachverbände bzw. des BLSV festgelegten Zwecke statt. Diese Datenübermittlungen sind notwendig zum Zweck der Mitgliederverwaltung, zum Zwecke der Organisation eines Spiel- bzw. Wettkampfbetriebes und zum Zwecke der Einwerbung von öffentlichen Fördermitteln. Eine Datenübermittlung an Dritte, außerhalb der Fachverbände und des BLSV, findet nicht statt. Eine Datennutzung für Werbezwecke findet ebenfalls nicht statt.
Ferner werden personenbezogene Daten zur Teilnahme am Wettkampf-, Turnier- und Spielbetrieb der Landesfachverbände an diese weitergeleitet.
E-Mail-Adresse und Telefonnummer (soweit erhoben) werden von der TSG Weisendorf zum Zwecke der Kommunikation genutzt. Die Information der Funktionsträger und Übungsleiter über organisatorische Themen erfolgt über E-Mail. Eine Übermittlung von E-Mail-Adresse und Telefonnummer, wird weder an den BLSV oder die Fachverbände noch an Dritte vorgenommen.
Im Zusammenhang mit seinem Sportbetrieb sowie sonstigen satzungsgemäßen Veranstaltungen veröffentlicht der Verein personenbezogene Daten und Fotos seiner Mitglieder in seinem Vereinsheft sowie auf seiner Homepage und übermittelt Daten und Fotos zur Veröffentlichung an Print- und Telemedien, Amtsblatt der Gemeinde und regionale Tageszeitungen.
Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende Datenverwendung ist dem Verein – abgesehen von einer ausdrücklichen Einwilligung – nur erlaubt, sofern er aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung, der Erfüllung eines Vertrages oder zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Interessen der betroffenen Personen überwiegen, hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.
Beabsichtigt die TSG Weisendorf, die personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als den, für den die personenbezogenen Daten erhoben wurden, so informiert er vor dieser Weiterverarbeitung die betroffenen Personen über diesen anderen Zweck und holt sich ggf. die entsprechenden Einwilligungen.
Weiterhin erfolgt die
-Verarbeitung der Daten der Übungsleiter und Weitergabe der Lizenzen (mit Daten) zum Erhalt von Förderungen
-Veröffentlichung von Kontaktdaten des Vereinsausschuß auf der Homepage
-Nutzung zur Durchführung von Ehrungen/ Jubiläen/ Geburtstagsgratulation
3. Rechtsgrundlagen, auf Grund derer die Verarbeitung erfolgt:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1b DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Spielbetrieb der Fachverbände.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1a DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen oder regionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (Artikel 6 Abs. 1f DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern von sportbezogenen oder gesellschaftlichen Veranstaltungen sowie sportlichen Ereignissen auf der Webseite des Vereines oder sonstigen Vereinspublikationen im Vereinsheft veröffentlicht und an die Presse zum Zwecke der Veröffentlichung ohne spezielle Einwilligung weitergegeben.
Abbildungen von genannten Einzelpersonen und identifizierbaren Gruppen hingegen bedürfen einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Die Empfänger und Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Zugriff auf personenbezogene Daten haben bei der TSG Weisendorf nur solche Personen, die diese Daten zur Durchführung ihrer Aufgaben innerhalb der verantwortlichen Stelle benötigen, die über die gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz informiert sind und sich gemäß der geltenden gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet haben, diese einzuhalten. Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung der erhobenen personenbezogenen Daten erfolgt nach Art. 6. Abs. 1 EU-DSGVO, jeweils nur in dem Umfang, der für die Durchführung eines Vertragsverhältnisses zwischen der TSG Weisendorf, als verantwortlicher Stelle, und dem Mitglied, Funktionär, Trainer, Übungsleiter als Betroffenem, erforderlich ist.
Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert.
Als Mitglied des BLSV ist der Verein verpflichtet, im Rahmen der Bestandsmeldung folgende Daten seiner Mitglieder an den BLSV zu melden: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Sportartenzugehörigkeit.
Die Meldung dient zu satzungsgemäßen Verwaltungs- und Organisationszwecken des BLSV und zur Versicherung der Mitglieder.
Fachverbände der einzelnen Sportarten
Aus dem Betreiben der Sportarten Tischtennis und Volleyball im Verein ergibt sich eine Zuordnung zu den Sportfachverbänden Bayerischer Tischtennis-Verband e.V. (BTTV) und Bayerischer Volleyballverband e.V. (BVV).
Aus dem Betreiben der Sportart Tanzsport ergibt sich eine Zuordnung zum Bund Deutscher Karneval e.V. (BDK) und dem Regionalverband Fastnacht-Verband Franken e.V.
Für deren satzungsgemäße Verwaltungs- und Organisationszwecke bzw. zur Durchführung des Spiel- und Wettkampfbetriebes (Erwerb von Lizenzen, Wertungskarten, Spielerpässe, sonstige Teilnahmeberechtigungen) werden die erforderlichen Daten betroffener Vereinsmitglieder im folgenden Umfang ebenfalls zur Verfügung gestellt: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht, Sportartenzugehörigkeit, Lizenzen.
Weitere Daten werden nur über fachverbandsspezifische Anträge erhoben und mit Einwilligung der Mitglieder an die Fachverbände zur Verfügung gestellt.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Beitragseinzugs an die Raiffeisenbank Seebachgrund e.G. weitergeleitet.
Zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Mitgliederrechte kann bei Verlangen der Vorstand gegen die schriftliche Versicherung, dass die Adressen nicht zu anderen Zwecken verwendet werden, Mitgliedern, Funktionsträgern bei Darlegung eines berechtigten Interesses Einsicht in das Mitgliederverzeichnis gewähren (z.B. für die Mitgliederversammlung).
Den Organen des Vereins, allen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem zur jeweiligen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch nach dem Ausscheiden des Mitglieds, Funktionsträgers, Trainers, Übungsleiters aus dem Verein fort.
Die vereins- und personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor dem Zugriff Dritter geschützt.
Die TSG Weisendorf setzt aktuell keine externen Dienstleister ein. Auch im Falle der Einschaltung von externen Dienstleistern bleibt die TSG Weisendorf die für die Verarbeitung verantwortliche Stelle.
5. Speicherdauer und Speicherfristen
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Bei Beendigung der Mitgliedschaft werden personenbezogene Daten gelöscht, sobald ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Mannschaft, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde. Alle Daten der übrigen Kategorien (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht.
6. Rechte der betroffenen Personen
Der betroffenen Person (Mitglied, Funktionsträger, Übungsleiter, Trainer) stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
(1)Recht auf Auskunft:
Jede betroffene Person kann Auskunft gem. Art. 15 DSGVO über ihre von der TSG Weisendorf verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Im Auskunftsantrag sollte das Anliegen präzisiert werden, um dem Verein das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Unter bestimmten Umständen kann das Auskunftsrecht gemäß den gesetzlichen Vorschriften (insbesondere § 34 BDSG und Art. 10 BayDSG) eingeschränkt sein. Die Auskunft erfolgt innerhalb eines Monats.
(2)Recht auf Berichtigung:
Die betroffene Person hat das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten nach Art. 16 DSGVO.
(3)Recht auf Löschung:
Die betroffene Person kann unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht rechtliche Regelungen entgegenstehen.
(4)Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:
Die betroffene Person haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DSGVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der sie betreffenden Daten zu verlangen.
(5)Recht auf Datenübertragbarkeit
Die betroffene Person hat das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
(6)Recht auf Widerspruch:
Die betroffene Person hat nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit das Recht, der Speicherung der Daten, die nicht im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben für bestimmte Zeiträume vorgehalten werden müssen, im Rahmen der Vorgaben der DSGVO für die Zukunft zu widersprechen.
Wenn personenbezogene Daten auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber zu widerrufen.
Ein Widerruf ist in schriftlicher Form an den Vorstand zu richten.
(7)Recht auf Beschwerde:
Wenn die betroffene Person der Auffassung ist, dass die TSG Weisendorf 1998 e.V. bei der Verarbeitung ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet hat, kann sie sich nach Artikel 77 DSGVO mit einer Beschwerde an die Aufsichtsbehörde, das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, wenden.
Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Beschränkungen aus §§ 34, 35 BDSG.
7. Vorgehen bei der Wahrung der Betroffenenrechte
Bei der Wahrung der Betroffenenrechte (auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung) wird sichergestellt, dass die Person, die eine Wahrung ihrer Rechte begehrt, eindeutig identifizierbar ist. So kann erreicht werden, dass die zu beauskunftenden Daten nicht unbefugten Dritten zur Verfügung gestellt werden.
Aus diesem Grund kann die verantwortliche Stelle bei begründeten Zweifel an der Identität eines Antragstellers auf Datenauskunft nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität nachfordern (z. B. eine Postadresse oder das Geburtsdatum besonders bei elektronischem Auskunftsantrag). Die Anforderung eines eingescannten amtlichen Ausweispapiers ist (speziell in Deutschland) nicht zulässig.